Інвентаризація грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи
Інвентаризація грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи є важливою процедурою, що дозволяє забезпечити правильність облікових даних і виявити можливі помилки або невідповідності. Терміни проведення інвентаризації встановлюються нормативно-правовими актами.
Відповідно до статті 10 Закону України «Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні» інвентаризація активів та зобов’язань установи проводиться не рідше одного разу на рік. Разом з тим, окремі види активів та зобов’язань підлягають інвентаризації у строки, що визначаються нормативно-правовими актами або вимогами внутрішніх документів установи.
Для грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи строки проведення інвентаризації встановлюються наказом Міністерства фінансів України від 23 січня 2015 року № 11 «Про затвердження Порядку проведення інвентаризації активів та зобов’язань державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, а також бюджетних установ».
Згідно з цим наказом, інвентаризація грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи проводиться у такі строки:
* на 1 січня наступного року – для бюджетних установ (крім установ, що фінансуються за кошторисним призначенням);
* на 1 квітня, 1 липня, 1 жовтня наступного року – для установ, що фінансуються за кошторисним призначенням, установи, що здійснюють діяльність, пов’язану із зберіганням та обробкою дорогоцінних металів, дорогоцінного каміння, дорогоцінного каміння органогенного утворення та напівдорогоцінного каміння або заготівлею, переробкою, продажем, зберіганням, транспортуванням, використанням, обліком, оцінкою та розподілом дорогоцінних металів і дорогоцінного каміння, а також установи, що мають в обігу наркотичні засоби, психотропні речовини, прекурсори та отруйні речовини;
* у разі зміни матеріально відповідальної особи – у день передачі цінностей;
* у разі ліквідації установи – перед її ліквідацією.
Інвентаризація грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи проводиться комісією, призначеною наказом керівника установи. До складу комісії входять представники бухгалтерської служби, матеріально відповідальні особи та інші працівники установи.
Під час інвентаризації проводиться перевірка фактичної наявності грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи з даними бухгалтерського обліку. Для цього перевіряється наявність грошових коштів у касі установи, на банківських рахунках, а також проводиться звірка з даними про надходження та витрачання бюджетних коштів.
За результатами інвентаризації складається інвентаризаційний опис, в якому відображаються всі фактично виявлені грошові кошти та розрахунки з бюджетом установи. Інвентаризаційний опис підписується членами інвентаризаційної комісії та затверджується керівником установи.
Якщо в ході інвентаризації виявляються розбіжності між фактичною наявністю грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи та даними бухгалтерського обліку, то вносяться відповідні коригування. Результати інвентаризації використовуються для складання бухгалтерської звітності установи.
Запитання 1: У які терміни проводиться інвентаризація грошових коштів для бюджетних установ?
Відповідь: Бюджетні установи проводять інвентаризацію грошових коштів у касі щонайменше двічі на рік (ст. 13 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-XIV, наказ Мінфіну від 3 вересня 2014 р. № 949).
Запитання 2: У які терміни проводиться інвентаризація розрахунків з бюджетом установи?
Відповідь: Інвентаризація розрахунків з бюджетом за бюджетними установами проводиться за станом на 1 січня та 1 липня кожного року, а також на дату складання фінансової звітності (ст. 13 Закону України "Про бухгалтерський облік та фінансову звітність в Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-XIV, накази Мінфіну від 3 вересня 2014 р. № 949, від 24.05.2021 р. № 277).
Запитання 3: Чи є винятки для проведення інвентаризації грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи?
Відповідь: Так, є винятки, передбачені законодавством. Інвентаризація не проводиться з початку бюджетного року до його закінчення в разі відсутності руху по касових операціях та розрахунках з бюджету (наказ Мінфіну від 3 вересня 2014 р. № 949).
Запитання 4: Які наслідки несвоєчасного проведення інвентаризації грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи?
Відповідь: Несвоєчасне проведення інвентаризації може призвести до порушення бюджетного законодавства, невідповідності даних бухгалтерського обліку фактичному стану та складення неправдивої звітності. За це передбачена адміністративна відповідальність посадових осіб установи згідно із законодавством України.
Запитання 5: Як документально оформлюється інвентаризація грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи?
Відповідь: Результати інвентаризації грошових коштів та розрахунків з бюджетом установи відображаються в акті інвентаризації грошових коштів за формою, затвердженою наказом Мінфіну від 02.12.2019 р. № 561. Акт підписується членами інвентаризаційної комісії та затверджується керівником установи.